De gegevens van uw klanten onder eigen beheer, in Europa
BSN's, loonstroken en aangiften van uw klanten staan nu bij Microsoft of Google. Wij zetten mail en klantmappen in een eigen omgeving bij een Europees hostingbedrijf. Uw boekhoudpakket blijft staan, en u belt met een vaste persoon.
Wat u terugkrijgt
U weet waar alles staat
Een map per klant, in een datacentrum in de EU, bij een hostingbedrijf dat met naam in de verwerkersovereenkomst staat.
Alleen Europees recht
Microsoft moet gegevens afgeven als een Amerikaanse rechter dat beveelt, ook uit een Europees datacentrum. Een Europees hostingbedrijf valt daar niet onder.
Geen bijlagen meer in de mail
Klanten zetten bankafschriften en loonstukken via een uploadlink in hun eigen map. Niets blijft hangen in een postvak.
De beveiliging regelen wij
Phishing, gijzelsoftware, een laptop die in de trein blijft liggen. Of zoiets uw kantoor stillegt, hangt af van wat vooraf is ingericht. Dit zit in elke werkplek die wij beheren.
Vraagt een klant hoe u beveiligd bent, dan krijgt u per onderdeel een korte beschrijving om mee te sturen.
- Een gestolen wachtwoord
Inloggen met een code
Iedereen logt in met een wachtwoord en een code op de telefoon. Een uitgelekt wachtwoord alleen opent niets.
- Een bekend lek
Updates direct
Beveiligingsupdates zetten wij erop zodra ze verschijnen. Niemand op kantoor hoeft eraan te denken.
- Gijzelsoftware
Elke nacht een back-up
Versleuteld, naar een tweede locatie in de EU, en wij testen of hij terug te zetten is. Van elk bestand blijven eerdere versies bewaard.
- Een vertrokken medewerker
Wie vertrekt, staat buiten
Een account voor alles, dus wij sluiten alles tegelijk af, op de dag dat u het meldt.
- Een vreemde inlog
Een logboek van elke inlog
Wie wanneer inlogde, staat vast. Een inlog die niet klopt, is achteraf na te gaan.
- Een datalek
Bij een incident
U hoort zonder onredelijke vertraging wat er gebeurde en wat wij deden. Dat heeft u nodig voor uw eigen melding.
Waar u voortaan in werkt
Open source programma's rond uw klantmappen, elk met een eigen bedrijf of stichting erachter. Exact Online, Twinfield, Snelstart en Nmbrs blijven waar ze zijn.
Word- en Excel-bestanden bewerken in de browser, met meerdere collega's tegelijk.
De mappen van het kantoor, per team gedeeld, op de laptop en op de telefoon.
Iedereen houdt zijn mailadres, in Thunderbird, in Outlook en op de telefoon.
Een agenda per persoon en een voor het hele kantoor, ook op de telefoon.
Kanalen per onderwerp, met bestanden en reacties, versleuteld van eind tot eind.
Nextcloud
Een map per klant, met per collega de juiste rechten. Op de laptop staan de mappen in de Verkenner of de Finder, zoals nu.
Vervangt OneDrive en SharePoint
Collabora Online
Word- en Excel-bestanden openen en bewerken in de browser, met meerdere mensen tegelijk.
Vervangt Word, Excel en PowerPoint online
Eigen mailserver
Iedereen houdt zijn mailadres. Het werkt in Outlook, in Apple Mail en op elke telefoon.
Vervangt Exchange Online
Thunderbird
Mail en agenda op de laptop, zonder licentie. Wie aan Outlook gewend is, mag Outlook houden.
Vervangt Outlook
Element
Chatten met collega's en klanten in kanalen, zoals in Teams. Versleuteld van eind tot eind.
Vervangt Teams-chat
Keycloak
Een wachtwoord voor alles, met een code op de telefoon. Vertrekt er iemand, dan gaat alles in een keer dicht.
Vervangt Entra ID
Zo gaat de overstap
Gratis scan
Wij kijken naar uw postvakken, klantmappen en pakketten, en wat er moet verhuizen. U krijgt een rapport met een vaste prijs.
Proefweek
Twee of drie collega's werken een week met hun eigen mail en klantmappen in de nieuwe omgeving. Wat hun opvalt, lossen wij eerst op.
Verhuizing
Mail, agenda's en klantmappen gaan in een weekend over, nooit in de week van een aangiftedeadline. Daarna kunnen wij bij u op kantoor helpen.
Beheer
Updates, back-ups en hulp op werkdagen. U belt met dezelfde persoon die alles heeft ingericht.
Wat het kost
Een vast bedrag per maand voor het hele kantoor. De overstap betaalt u een keer, de scan vooraf is gratis.
Alle prijzen exclusief btw.
Tot 15 mensen
€120,00
per maand
Daarbij eenmalig 1.100 euro voor de overstap.
16 tot 40 mensen
€295,00
per maand
Daarbij eenmalig 2.800 euro voor de overstap.
41 tot 75 mensen
€525,00
per maand
Daarbij eenmalig 5.000 euro voor de overstap.
Meer dan 75 mensen
Offerte
na de scan
Overstap en beheer rekenen wij na de scan voor u uit.
- Hosting in een datacentrum in de EU
- Dagelijkse back-ups
- Updates van alle software
- Hulp op werkdagen
- Bestanden, mail, agenda en chat voor iedereen
- Inloggen met een code op de telefoon
Vragen van administratiekantoren
Staat uw vraag er niet bij, mail hem dan naar info@vitefait.nl.
Blijft ons boekhoudpakket werken?
Ja. Exact Online, Twinfield, Snelstart en Nmbrs draaien in hun eigen cloud en hebben Microsoft 365 niet nodig.
Hoe leveren klanten hun stukken aan?
Via een uploadlink naar hun eigen map in Nextcloud, met een wachtwoord en een vervaldatum als u dat wilt. Dat vervangt de mailbijlage en WeTransfer.
Kijkt Vite Fait in onze klantmappen?
Alleen als u ons daarom vraagt voor een storing, en dat staat dan in het logboek.
Moeten wij stoppen met Excel?
Nee. Collabora opent .xlsx in de browser. Wie Excel op de laptop houdt, heeft zonder Microsoft 365 een losse Office-licentie nodig.
Merken mijn collega's veel van de overstap?
Ze werken in dezelfde klantmappen, met dezelfde mailadressen en agenda's. Wat er anders is, kunnen wij bij u op kantoor laten zien. Voor verdere vragen is er een ticketsysteem dat via de mail werkt.
Is er een verwerkersovereenkomst?
Ja. Die tekenen wij voordat er iets verhuist, en u kunt het model vooraf opvragen.
Begin met een gratis scan
Mail ons hoeveel mensen er werken en welke pakketten u gebruikt. Wij plannen de scan buiten de aangifteweken en sturen daarna een rapport met een vaste prijs.
info@vitefait.nl
Kosteloos en vrijblijvend. Het rapport mag u houden.